Virage non maîtrisé...

Organiser les ouvrages pour la formation professionnelle appelait-il nécessairement une réorganisation structurelle et physique du service?

C'est la question que je pose aujourd'hui : en effet, vendredi dernier j'ai présenté les résultats du recensement des ouvrages et surprise je crois dans l'assemblée puisque plus de 500 ouvrages existent à l'ADEA pour le secteur formation professionnelle, qui l'eut cru ? Les documentalistes peut être étant donné qu'ils m'ont confié cette (douloureuse?) mission!

Cela étant j'ai donc présenté l'état des lieux des ouvrages et fait des préconisations quant à leur traitement. Pour le traitement documentaire, pas de problème ça reste mon affaire, mais pour le traitement physique (localisation, organisation physique), les formateurs sont particulièrement concernés puisque ce sont leurs ressources que je vais traiter.

Mes propositions balayaient l'ensemble des possibilités d'améngament de l'espace, dans l'espace de travail des formateurs. En effet, suite aux entretiens avec ceux ci leur principal besoin était d'avoir les ressources à proximité du poste de travail. Besoin entendu, propositions faites en ce sens! De plus, la cas des ouvrages pour le secteur formation professionnelle est particulier puisqu'un certain nombre ne doit pas être accessible au public du centre de ressources, il n'était donc pas possible d'envisager une localisation globale en doc. Par contre, il conviendra de définir les ouvrages qui peuvent être accessibles aux stagiaires afin de créer un espace ressources pour la formation professionnelle au centre de doc, de la même façon qu'il existe un fonds localisé pour le travail social, vive la parité!

Concernant le plan de classement, les formateurs ont été attentifs aux propositions et rectifié certaines classes ou sous classes en fonction de leur connaissance du domaine. DOnc, pas de problème, plan de classement adopté!

Concernant la localisation...c'est une autre histoire et je m'attendais au débat, c'était le but, mais pas à la tournure que cela prendrait : j'ai fait 7 propositions de création d'un espace de documentation en bonne et due forme, organisé, rangé, avec des ouvrages cotés dans l'espace formateurs avec une proposition, la plus proche de leurs demandes, de démultiplication des espaces documentaires, un pour chacun, mais toujours matérialisés et organisés, avec des ouvrages qui feront de toute façon l'objet d'un traitement documentaire.

Une autre proposition a été apportée par la direction, qui engage davantage la réorganisation du pôle que la réorganisation des ressources documentaires... La proposition vise à reprendre l'espace ouvert des formateurs pour le réaménager en "mini centre de documentation" dédié au pôle FP, les formateurs devant être "relogés" dans d'autres bureaux, séparés, dans l'espace administratif.

Cette proposition engendre bien sur une restructuration des espaces et une mobilité de la part des formateurs.

Je ressort de la réunion perpelexe: non pas quant à cette dernière proposition, car elle dépasse quelque peu mes attributions et relève réellement plus d'une politique managériale que documentaire, mais quant aux réactions qu'elle peut ou pourrait susciter. Le projet de ma mission n'étant évidemment pas de réorganiser ce secteur mais plutôt d'y intégrer un espace de documentation identifié et identifiable pour les utilisateurs que seront les formateurs, en adéquation avec leurs BESOINS.

Bref, à l'heure d'aujourd'hui je suis toujours perplexe et dubitative sur l'aboutissement de ma mission de stage, celle ci se trouvant mêlée à des changements d'organisation du service.

Je rappelle que l'objectif était d'optmiser l'accès aux ressources pour les utilisateurs...

 

 

Plongée au coeur de la doc

2 jours d'immersion totale sans filet (ou presque) !

Pendant 2 jours le centre de doc m'est partiellement confié, je "remplace" les documentalistes en leur absence ponctuelle quoique je ne suis seule que par demi journée en réalité.

Mon travail:

- accueil des stagiaires

- gestion quotidienne: réponse à leurs besoins, gestion des comptes pour les photocopies etc...

- dépouillement des arrivées en documentation : revues et quotidien: marquage des articles à indexer (connaissance des besoins, anticipation des demandes de nos utilisateurs) via la GED

- un peu de DSI (je dis un peu car ma connaissance du public est toute jeune et donc certainement approximative...)

- indexation première de la revue dans la base Alexandrie: état de collection (suivi des abonnements)

- tentative (!) d'indexation d'un article : ça a marché: en recherchant via des descripteurs sur le portail documentaire, l'article indexé ressort!

- un peu de GED, enfin simple numérisation pour indexation future

- gestion des emprunts

- panorama de presse hebdomadaire

- revue de presse quotidienne

Et puis surtout je me familiarise avec le logiciel documentaire cequi n'est pas négligeable puisque je vais avoir à l'utiliser pour ma mission de recensement des ouvrages

 

une journée sur le logiciel documentaire ALexandrie

Une journée type dans la peau d'une documentaliste!

J'ai appris à utiliser les différentes applications du logiciel doc Alexandrie et à connaitre les tâches quotidiennes d'une journée de documentaliste à l'ADEA:

- dépouillement des arrivées (ouvrages, revues) en doc,

- indexation + cotation des nouveaux ouvrages

- DSI,

- gestion des emprunts,

- recherche d'ouvrages et articles en réponse aux demande des utilisateurs

- préparation des notices pour le travail en réseau

- rangement des ouvrages en retour d'emprunts selon le plan de classement